Mitarbeiter:in Office Management

Welcome to the Latest Job Vacancies Site 2025 and at this time we would like to inform you of the Latest Job Vacancies from the Austrian Institute of Technology with the position of Mitarbeiter:in Office Management - Austrian Institute of Technology which was opened this.

If this job matches your qualifications, please send your application directly through our latest Job site. Indeed, every job is not easy to apply because it must meet several qualifications and requirements that we must meet in accordance with the standard criteria of the Company who are looking for potential candidates to work. Good job information Mitarbeiter:in Office Management - Austrian Institute of Technology below matches your qualifications. Good Luck: D

Als Österreichs größte Forschungs- und Technologieorganisation für angewandte Forschung haben wir uns zum Ziel gesetzt, substanzielle Beiträge zur Lösung der großen Herausforderungen unserer Zeit, Klimawandel und Digitalisierung, zu leisten. Dabei setzen wir auf unsere spezifischen Forschungs-, Entwicklungs- und Technologiekompetenzen, die die Grundlage für unser Bekenntnis zu Exzellenz in allen Bereichen sind. Mit unserer offenen Innovationskultur und unseren motivierten, internationalen Teams arbeiten wir daran, das AIT als Österreichs führende Forschungseinrichtung auf höchstem internationalem Niveau zu positionieren und einen positiven Beitrag für Wirtschaft und Gesellschaft zu leisten.

In unserer Administrative Unit Facility Service and Lab Integration am Standort Wien decken wir alle Leistungen ab, die zum Betreiben und Bewirtschaften der baulichen sowie technischen Infrastruktur unserer Gebäude erforderlich sind. Unsere Dienstleistungen umfassen die prozessgesteuerte nachhaltige Planung von Neu-/, Zu-/, Umbauten sowie die Revitalisierungen für verbesserte Nachhaltigkeit. Unser Ziel ist es, die Nutzung unserer Standorte und Gebäude zu verbessern, die Kosten- und Leistungsrechnung der Gebäude im Lebenszyklus zu betrachten und die erforderlichen Flächen zur Verfügung zu stellen. Aufgrund unserer Forschungsthemen verfügen wir über eine hochmoderne und einzigartige Laborinfrastruktur (z.B. Labore für Elektrobatterien, Wärmepumpen oder Molekular Diagnostik). Wir übernehmen hier in enger Zusammenarbeit mit unseren Forscher:innen die Projektsteuerung für Neu- bzw. Umbauten der Labore. MITARBEITER:IN OFFICE MANAGEMENT

FACILITY SERVICE AND LAB INTEGRATION

• Im Office Management unterstützen Sie proaktiv die Administrative Unit-Leitung in allen organisatorischen und administrativen Agenden.
• Sie sind erste Anlaufstelle bei Fragen zu organisatorischen Abläufen und wickeln Anfragen und Aufgaben selbstständig, strukturiert und lösungsorientiert ab.
• Sie unterstützen bei der Verwaltung von Terminen, Reisemanagement, Vor- und Nachbereitung von Meetings und Veranstaltungen, Bestellungen, elektronische Dokumentenablage, Zeiterfassung.
• Sie organisieren Workflows und Arbeitsprozesse effizient und vorausschauend.
• Sie gewährleisten effiziente Informationsflüsse im Team und zu den zentralen Serviceeinheiten des AITs (z.B. Einkauf, Buchhaltung, Marketing).

• Mit Ihren Erfahrungen und Kompetenzen nehmen Sie in der Abteilung eine Schlüsselfunktion für die Gewährleistung reibungsloser administrativer Abläufe wahr.
• Durch Ihren proaktiven Einsatz gestalten Sie ein professionelles Office Management mit.
• Zu Ihren Aufgaben gehören sowohl Empfangstätigkeiten als auch die Kontrolle und Vorbereitung von Meetingräumen für interne und externe Veranstaltungen.
• Sie übernehmen die Erstellung der AIT Identity Cards und konfigurieren die Zutrittsberechtigungen der neuen Karten.

Als Ingenious Partner zeichnet Sie aus:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, HAS) oder Uni / FH
• Berufserfahrung im Bereich Office Management oder HR
• Fundierte EDV-Kenntnisse in den gängigen MS Office Programmen (insbesondere Outlook, Excel, MS Teams)
• Interesse an einer Tätigkeit im Umfeld von Forschung & Entwicklung und Innovation
• Begeisterungsfähigkeit, Flexibilität und ein offenes Mindset
• Ausgezeichnete Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch

Was Sie erwarten können: Das Bruttojahresgehalt bei Vollzeit (38,5 Stunden pro Woche) gemäß Kollektivvertrag beträgt EUR 45.528,-. Das aktuelle Gehalt wird entsprechend Ihrer Qualifikationen und Erfahrungen individuell festgelegt. Darüber hinaus bieten wir neben zahlreichen Benefits flexible Arbeitsbedingungen, individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten in einem hochinnovativen Umfeld. Bitte übermitteln Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen bestehend aus Lebenslauf und Anschreiben online.

Information :

• Company : Austrian Institute of Technology
• Position : Mitarbeiter:in Office Management
• Location : Wien, W
• Country : AT

How to Submit an Application:

After reading and knowing the criteria and minimum requirements for qualifications that have been explained from the Mitarbeiter:in Office Management job info - Austrian Institute of Technology Wien, W above, thus jobseekers who feel they have not met the requirements including education, age, etc. and really feel interested in the latest job vacancies Mitarbeiter:in Office Management job info - Austrian Institute of Technology Wien, W in 2025-04-08 above, should as soon as possible complete and compile a job application file such as a job application letter, CV or curriculum vitae, FC diploma and transcripts and other supplements as described above, in order to register and take part in the admission selection for new employees in the company referred to, sent via the Next Page link below.