Organisationsassistent in at Universität Wien

Job Description:

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Ihr persönlicher Wirkungsraum:Der Aufgabenbereich der Stelle umfasst administrative und organisatorische Aufgaben am Institut für Philosophie sowie die Betreuung der allgemeinen Sekretariatsagenden der Professur für Philosophie der Aufklärung und der Moderne von Univ.-Prof. Katharina Kraus und der zugeordneten wissenschaftlichen Mitarbeiter innen. Dies bedeutet u.a. verschiedene Formen administrativer Unterstützung bei anfallenden Aufgaben in Forschung und Lehre, bei der Organisation von Tagungen und die Betreuung von wissenschaftlichen Netzwerken und Projekten. So besteht die Erwartung, dass Sie über hervorragende organisatorische, kommunikative und sprachliche Fähigkeiten und die Bereitschaft zur Arbeit im Team verfügen.Das machen Sie konkret:Allgemeine Verwaltungs- und OrganisationsaufgabenUnterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter innen in administrativen BelangenSicherstellung der Durchführung von Verwaltungsabläufen gemäß den universitären Geschäftsprozessen und der gesetzlichen RahmenbedingungenKorrekturlesen und redaktionelle Bearbeitung bspw. von wissenschaftlichen Texten, Vorträgen, Präsentationsfolien und Projektanträgen (Deutsch/Englisch)Unterstützung bei PublikationsprozessenBeschaffung von Literatur, Verwaltung von Literaturdatenbanken, Literaturrecherche, Korrespondenz mit PublikationsorganenMitwirkung in der Öffentlichkeitsarbeit (Webseiten, Soziale Medien)Erstellen und Verwalten von Datenbankenu:cris DokumentationMithilfe bei der Kommunikation in Netzwerken, mit Wissenschaftler innen und StudierendenAufbereitung von Unterrichtsmaterialien, u.a. für E-Learning und Prüfungen (z.B. redaktionelle Bearbeitung von Skripten, Prüfungsmaterialien, Videobearbeitung und -archivierung, Korrekturlesen, Eintragungen in den Plattformen für Lehre)Koordination und Organisation der Lehrplanung in Abstimmung mit dem StudienServiceCenter (z.B. Ankündigungen, Raumbuchungen, Terminplanung)Maßgebliche Unterstützung in der Beantragung und Administration von DrittmittelprojektenUnterstützung in der Organisation von Vorträgen und VortragsreisenOrganisation, laufende Betreuung, Nachbearbeitung und Abrechnung von Meetings, Workshops, Fachtagungen, Symposien, inkl. Gästebetreuung (An-/Abreise, Hotel, Rahmenbedingungen)Zahlungsverkehr, Finanzkalkulationen und Rechnungsprüfung im Q-Flow Ihr Profil:Allgemeinbildende oder berufsbildende Höhere Schule oder Kaufmännischer LehrabschlussBerufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen / universitären Kontext)Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und SchriftOrganisationskompetenz, Selbstständigkeit, Belastbarkeit, Flexibilität und GenauigkeitHohe soziale und kommunikative KompetenzHohe Service- und Lösungsorientierung und TeamfähigkeitSehr gute EDV-Anwenderkenntnisse (MS Office, Excel und Powerpoint; weitere Kenntnisse können vorteilhaft sein)Bereitschaft zur WeiterbildungFür die Auswahl vorteilhafte Zusatzqualifikationen und Vorerfahrungen:Erfahrung mit E-Learning und mit der Hilfe bei akademischen LehrveranstaltungenErfahrung in der Abwicklung administrativer Aufgaben, insbesondere im akademischen BereichGute Fähigkeiten im Entwerfen von Layouts, Flyers, Postern, etc.Kenntnisse im Rechnungswesen / in der BudgetierungErfahrung mit SAP und Typo3 Das bieten wir Ihnen:Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten in Form von Gleitzeit und die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten.Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams in einem diversen universitären Umfeld.Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen fortlaufend Möglichkeiten, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Dazu können Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot auswählen. Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.699,2 (auf Basis von 40 Wochenstunden!) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team! So einfach bewerben Sie sich:Mit Lebenslauf und MotivationsschreibenAbschlusszeugnisse Ihrer Qualifikationen (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)Ggf. DienstzeugnisseÜber unser Jobportal / Jetzt Bewerben-ButtonBei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:Katharina Teresa freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.DatenschutzerklärungBewerbungsfrist: 15.01.2026 Administration & Organisation Jetzt bewerben

Job Info:

• Company: Universität Wien
• Position: Organisationsassistent in
• Work Location: Vienna
• Country: AT

How to Submit an Application:

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